confOrganiser.com - scientific conferences, papers, authors ...

Dokumentacija za organizatore i odbor konferencije

Ove stranice sadrže uopštene informacije o za ljude koji organizuju konferenciju i na koje bi trebali obratitit pažnju. Informacije su daleko od potpunih, ali predstavljaju najčešća pitanja koja interesuju naše klijente i neka iskustva koja smo prikupili tokom godina pružanja usluga eKonferencije.com organizatorima konferencije i odborima konferencija.

Uputstvo za organizatore lokalnog događaja
Ovaj upitnik/pregled sumira neke od osnovnih zadataka i koraka za pripremu i organizaciju događaja i naglašava ono što ne biste trebali zaboraviti. Dokument je fokusiran na zadatke Organizaotora Lokalne Konferencije (OLK). Molimo, pogledajte na dio „Faze Konferencije“ za više informacija za programski odbor naučnog skupa.

Datumi Konferencije i lokacija

Kada odlučujete o datumu konferencije molimo razmotrite sledeće:

  • Saznajte što više o praznicima, drugim konferencijama, sajmovima i drugim događajima u vašem gradu. Ako se dosta toga događa u isto vrijeme, može biti teško za učesnike da obezbjede sebi hotel i transport po pristojnim cijenama.
  • Razmislite o udaljenosti između različitih lokacija//sala u kojima se održava konferencija. Zapamtite da učesnici nekad žele da promjene salu/sesiju kojoj prisustvuju i da učestvuju u nekoj drugoj sesisiji koja ne smije biti predaleko.
  • Razjasnite sigurnosne uslove (maksimalan broj osoba) i predostrožnosti vezano za protivpožarnu zaštitu.
  • Koji interni resursi, koja tehnička podrška može biti obezbjeđena (po kojoj cijeni?).
  • Provjerite u koje vrijeme poslije i u koje vrijeme prije konferencije su sale dostupne vama.
  • Koliko koštaju dodatne sale ukoliko npr. imate potrebu za još nekom salom/sobom zbog spontanog sastanka neke interesne grupe koja učestvuje u konferenciji.
  • Gdje se čuva tehnička oprema? Koje mjere zaštite se moraju poduzeti?
  • Da li trebate platiti dodatno za električnu energiju, vodu, rasvjetu, podršku?
  • Da li je potrebno da lokalna protivpožarna služba provjeri instalacije?
  • Zapamtite da promovišete vaš događaj/konferenciju. Bitno je naći balans između učešća, troškova i napora organizacije.
  • Pošaljite e-mailove za učešće autorima i učesnicima ranijih događaja (ali ih ne “Spam”-irajte!). Sinhronišite ove zadatke sa predsjedavajućima konferencije.
  • Planirajte PR tokom i poslije konferencije na vrijeme. Trebali biste poslati poziv medijima i pozvati novinare. Dobar PR nije samo značajan za uspjeh konferencije, takođe on čini rad organizatora lakšim vezano za buduće događaje i aktivnosti koji prate konferenciju.

Kreirajte finansijski plan kalkulacije troškova i prihoda vaše konferencije.

  • Tipični troškovi koji se javljaju su:
  • Zbornik konferencije,
  • Društveni događaji (ekskurzije, večere,...),
  • Pozvani glavni učesnici (key speakers) - putovanje, smještaj za njih,
  • Osoblje (garderoba, katering, tehnički tim za hitnoće, ....),
  • Štampani materijal (konferencijski program, kartice za obroke i specijalne događaje, brošura rasporeda događaja, bedževi i povezice, specijalni priručnici i obavještenja, banketni meni i programi ako su odvojeni...),
  • Osiguranja,
  • Obično 10% budžeta bi trebalo da bude predviđeno za nepredviđene troškove,
  • Potencijalne uštede o razgovarajte sa organizatorima prethdone konferencije da biste zaključili gdje novac može biti ušteđen i gdje ekstra troškovi mogu da poboljšaju konferenciju.
    • Tražite lokalne, regionalne i evropske subvencije.
    • Sponzori su obično neophodni da finansijski pomognu konferenciju. Ponudite različite „sponzorske pakete“ za odgovarajuću kompenzaciju (npr. prostor za reklamiranje u brošurama, programima i mejlovima, prostor tokom događaja na konferenciji, besplatan ulaz za nekoliko zaposlenih kompanije koja sponzoriše konferenciju).
    • Prodajite konferencijske suvenire, majice, šolje, itd., ali obezbjedite neophodan broj tokom procesa registracije tako da nećete imati viška.
    • Kako god: nemojte dozvoliti da manjka pića, hrane i usluge. Opcije za registraciju
  • Definišite različite vremenske popuste: ovo motiviše ljude da se registruju na vrijeme i obezbjediće vam ranu informaciju o ukupnom broju učesnika.
  • Trebali biste definisati različite opcije registracionih formi prije nego što registracija započne. Primjer: da li nudite „punu registraciju za konferenciju“ ili ćete da ponudite posebno dnevne karte, ekstra karte za konferencijeske večere, (npr. za osobu koja prati učesnika) i specijalne događaje kao workshops, tutorijale i ekskurzije?
  • Da li treba da naplatite PDV? Ovo zavisi od poreskog zakona u vašoj zemlji gdje se izvodi konferencija.
  • Molimo da obratite pažnju na to da ako naplaćujete PDV, ovo važi za sve učesnike i one izvana jer oni konzumiraju uslugu konferencije u vašoj zemlji i ona nije „izvezena“ u njihove zemlje.

Identifikujte neophodne opcije plaćanja na vrijeme! Može vam oduzeti dosta vremena da prikupite sve dokumente neophodne za otvaranje računa i kreditne kartice trgovinskog računa.

  • Bankovni transfer: ako ste u okviru EU i/ili ako očekujete najviše učesnika iz vaše zemlje, trebali biste ponuditi bankovni transfer jer je to najjeftinija opcija plaćanja.
  • Kreditne kartice: ako očekujete dosta prekookeanskih učesnika i iz SAD, trebali biste ponuditi opciju preko kreditne kartice takođe. Da biste prihvatili kreditnu karticu, treba vam “kupac račun”. Za procesiranje elektornske kreditne kartice, treba vam takođe trgovački (e-commerce) izlaz ili prolaz. Oboje zahtjeva mjesečne troškove provizije. Dodatno, procesiranje kreditne kartice traži proviziju od 3-7% od trasferovanog novca. Upamtite da plaćanje kreditnom karticom može biti otkazano od strane učesnika do 60 dana nakon plaćanja, i da neki ljudi koriste ukradene kartice da uđu „za džaba“ u zemlju u kojoj se održava konferencija.
  • PayPal, Skrill (Moneybookers) i Google Checkout su svakako jeftine opcije za primanje plaćanja kreditnom karticom.
  • Keš: ponudite keš opciju samo za ljude koji se registruju za konferenciju malo prije početka konferencije, u protivnom rizikujete da se ljudi ne pjave, odnosno da ne plate.
  • Plaćanje čekom: još uvijek je uobičajeno u nekim anglo-saksonskim zemljama (Britanija, SAD, Kanada, Australija).

Podrška učesnicima (putovanje i smještaj)

  • Obezbjedite informacije o tome kako doputovati do lokacije konferencije po nižim troškovima. Ako je moguće, nađite specijalne avionske aranžmane za učesnike vaše konferencije.
  • U većini slučajeva, ne preporučuje se da rezervišete hotele za učesnike. Mogu nastati velike teškoće ako se dođe do otkazivanja i promjena. Jednostavnije je kontaktirati turističke odbore na vrijeme i pregovarati specijalne stope za neke hotele i dati informacije o tome učesnicima, pa da oni sami rezervišu neki od hotela.
  • Izuzetak: prigodno je da pomognete glavnim gostima (key speakers) oko rezervacije, naročito ako vi pokrivate te troškove.
  • Aklimatizacija: strani učesnici će cijeniti više mjesto održavanja konferencije ako ih unaprijed informišete u vezi tradicije, običaja i naravno oko mogućnosti posjete turističkih atrakcija (sightseeings).

Sumiranje konferencije

  • Uvijek zapamtite: „Poslije konferencije je prije konferencije“. Ili vi ili neko drugi opet će da organizuje konferenciju i može da ima koristi iz vašeg iskustva.
  • Distribuišite upitnike o konferenciji na konferenciji, ili koristite online sredstva da biste dobili povratnu informaciju od učesnika.
  • Stvari za analizu:
    • Stepen dostignutosti ciljeva
    • Prihodi i troškovi
    • Evaluacija učesnika
    • Mišljenje o vašem timu
    • Usponi i padovi
    • Budžet
    • Povrat na investiciju svih uključenih strana
  • Materijali za distibuciju:
    • Fotografije sa konferencije i društvenih događaja
    • Pismo zahvale onima koji su pomagali u organizaciji
    • Izjave za medije i izjave sa konferencije

Date: 15.01.2014.