Документација за организаторе и одбор конференције

Ове странице садрже уопштене информације о за људе који организују конференцију и на које би требали обратитит пажњу. Информације су далеко од потпуних, али представљају најчешћа питања која интересују наше клијенте и нека искуства која смо прикупили током година пружања услуга eKonferencije.com организаторима конференције и одборима конференција.

Упутство за организаторе локалног догађаја
Овај упитник/преглед сумира неке од основних задатака и корака за припрему и организацију догађаја и наглашава оно што не бисте требали заборавити. Документ је фокусиран на задатке Организаотора Локалне Конференције (ОЛК). Молимо, погледајте на дио „Фазе Конференције“ за више информација за програмски одбор научног скупа.

Датуми Конференције и локација

Када одлучујете о датуму конференције молимо размотрите следеће:

  • Сазнајте што више о празницима, другим конференцијама, сајмовима и другим догађајима у вашем граду. Ако се доста тога догађа у исто вријеме, може бити тешко за учеснике да обезбједе себи хотел и транспорт по пристојним цијенама.
  • Размислите о удаљености између различитих локација//сала у којима се одржава конференција. Запамтите да учесници некад желе да промјене салу/сесију којој присуствују и да учествују у некој другој сесисији која не смије бити предалеко.
  • Разјасните сигурносне услове (максималан број особа) и предострожности везано за противпожарну заштиту.
  • Који интерни ресурси, која техничка подршка може бити обезбјеђена (по којој цијени?).
  • Провјерите у које вријеме послије и у које вријеме прије конференције су сале доступне вама.
  • Колико коштају додатне сале уколико нпр. имате потребу за још неком салом/собом због спонтаног састанка неке интересне групе која учествује у конференцији.
  • Гдје се чува техничка опрема? Које мјере заштите се морају подузети?
  • Да ли требате платити додатно за електричну енергију, воду, расвјету, подршку?
  • Да ли је потребно да локална противпожарна служба провјери инсталације?
  • Запамтите да промовишете ваш догађај/конференцију. Битно је наћи баланс између учешћа, трошкова и напора организације.
  • Пошаљите е-маилове за учешће ауторима и учесницима ранијих догађаја (али их не “Спам”-ирајте!). Синхронишите ове задатке са предсједавајућима конференције.
  • Планирајте ПР током и послије конференције на вријеме. Требали бисте послати позив медијима и позвати новинаре. Добар ПР није само значајан за успјех конференције, такође он чини рад организатора лакшим везано за будуће догађаје и активности који прате конференцију.

Креирајте финансијски план калкулације трошкова и прихода ваше конференције.

  • Типични трошкови који се јављају су:
  • Зборник конференције,
  • Друштвени догађаји (екскурзије, вечере,...),
  • Позвани главни учесници (кеy спеакерс) - путовање, смјештај за њих,
  • Особље (гардероба, катеринг, технички тим за хитноће, ....),
  • Штампани материјал (конференцијски програм, картице за оброке и специјалне догађаје, брошура распореда догађаја, беџеви и повезице, специјални приручници и обавјештења, банкетни мени и програми ако су одвојени...),
  • Осигурања,
  • Обично 10% буџета би требало да буде предвиђено за непредвиђене трошкове,
  • Потенцијалне уштеде o разговарајте са организаторима претхдоне конференције да бисте закључили гдје новац може бити уштеђен и гдје екстра трошкови могу да побољшају конференцију.
    • Тражите локалне, регионалне и европске субвенције.
    • Спонзори су обично неопходни да финансијски помогну конференцију. Понудите различите „спонзорске пакете“ за одговарајућу компензацију (нпр. простор за рекламирање у брошурама, програмима и мејловима, простор током догађаја на конференцији, бесплатан улаз за неколико запослених компаније која спонзорише конференцију).
    • Продајите конференцијске сувенире, мајице, шоље, итд., али обезбједите неопходан број током процеса регистрације тако да нећете имати вишка.
    • Како год: немојте дозволити да мањка пића, хране и услуге. Опције за регистрацију
  • Дефинишите различите временске попусте: ово мотивише људе да се региструју на вријеме и обезбједиће вам рану информацију о укупном броју учесника.
  • Требали бисте дефинисати различите опције регистрационих форми прије него што регистрација започне. Примјер: да ли нудите „пуну регистрацију за конференцију“ или ћете да понудите посебно дневне карте, екстра карте за конференцијеске вечере, (нпр. за особу која прати учесника) и специјалне догађаје као wорксхопс, туторијале и екскурзије?
  • Да ли треба да наплатите ПДВ? Ово зависи од пореског закона у вашој земљи гдје се изводи конференција.
  • Молимо да обратите пажњу на то да ако наплаћујете ПДВ, ово важи за све учеснике и оне извана јер они конзумирају услугу конференције у вашој земљи и она није „извезена“ у њихове земље.

Идентификујте неопходне опције плаћања на вријеме! Може вам одузети доста времена да прикупите све документе неопходне за отварање рачуна и кредитне картице трговинског рачуна.

  • Банковни трансфер: ако сте у оквиру ЕУ и/или ако очекујете највише учесника из ваше земље, требали бисте понудити банковни трансфер јер је то најјефтинија опција плаћања.
  • Кредитне картице: ако очекујете доста прекоокеанских учесника и из САД, требали бисте понудити опцију преко кредитне картице такође. Да бисте прихватили кредитну картицу, треба вам “купац рачун”. За процесирање електорнске кредитне картице, треба вам такође трговачки (е-цоммерце) излаз или пролаз. Обоје захтјева мјесечне трошкове провизије. Додатно, процесирање кредитне картице тражи провизију од 3-7% од трасферованог новца. Упамтите да плаћање кредитном картицом може бити отказано од стране учесника до 60 дана након плаћања, и да неки људи користе украдене картице да уђу „за џаба“ у земљу у којој се одржава конференција.
  • ПаyПал, Скрилл (Монеyбоокерс) и Гоогле Цхецкоут су свакако јефтине опције за примање плаћања кредитном картицом.
  • Кеш: понудите кеш опцију само за људе који се региструју за конференцију мало прије почетка конференције, у противном ризикујете да се људи не пјаве, односно да не плате.
  • Плаћање чеком: још увијек је уобичајено у неким англо-саксонским земљама (Британија, САД, Канада, Аустралија).

Подршка учесницима (путовање и смјештај)

  • Обезбједите информације о томе како допутовати до локације конференције по нижим трошковима. Ако је могуће, нађите специјалне авионске аранжмане за учеснике ваше конференције.
  • У већини случајева, не препоручује се да резервишете хотеле за учеснике. Могу настати велике тешкоће ако се дође до отказивања и промјена. Једноставније је контактирати туристичке одборе на вријеме и преговарати специјалне стопе за неке хотеле и дати информације о томе учесницима, па да они сами резервишу неки од хотела.
  • Изузетак: пригодно је да помогнете главним гостима (кеy спеакерс) око резервације, нарочито ако ви покривате те трошкове.
  • Аклиматизација: страни учесници ће цијенити више мјесто одржавања конференције ако их унапријед информишете у вези традиције, обичаја и наравно око могућности посјете туристичких атракција (сигхтсееингс).

Сумирање конференције

  • Увијек запамтите: „Послије конференције је прије конференције“. Или ви или неко други опет ће да организује конференцију и може да има користи из вашег искуства.
  • Дистрибуишите упитнике о конференцији на конференцији, или користите онлине средства да бисте добили повратну информацију од учесника.
  • Ствари за анализу:
    • Степен достигнутости циљева
    • Приходи и трошкови
    • Евалуација учесника
    • Мишљење о вашем тиму
    • Успони и падови
    • Буџет
    • Поврат на инвестицију свих укључених страна
  • Материјали за дистибуцију:
    • Фотографије са конференције и друштвених догађаја
    • Писмо захвале онима који су помагали у организацији
    • Изјаве за медије и изјаве са конференције

Датум: 15.01.2014.